สำหรับแต่ละองค์กรที่มีการใช้ ระบบการจัดการ สารสนเทศใหม่ๆ (Management Information System) ล้วนต้องเข้าใจฟังก์ชันการทำงานต่อไปนี้ ซึ่งล้วนแต่เป็นเป็นฟังก์ชันที่พบในระบบธุรกิจ ที่มีการใช้ระบบสารสนเทศ Information System ซึ่งได้แก่ Sale and Marketing, Manufacturing, Finance, Accounting และ Human Resources ล้วนเป็นองค์ประกอบ Functional Business Areas
Accounting (เกี่ยวข้องกับด้านบัญชี)
ฟังก์ชันที่เกี่ยวข้องทางด้านบัญชีในธุรกิจทั่วๆไปก็มีการทำงานที่เกี่ยวกับบัญชี บัญชีมีหลายประเภท เช่น บัญชีลูกหนี้ บัญชีเจ้าหนี้ บัญชีแยกประเภท บัญชีกระแสเงินสด เป็นต้น ซึ่งแต่ละบัญชีเกิดขึ้นจาก Transaction ทางธุรกิจ มีลูกค้าสั่งซื้อสินค้าเข้ามาก็จะเกี่ยวข้องกับแต่ละบัญชีที่เกี่ยวข้อง เป็นตัว record business transaction แล้วก็สร้างเป็นตัวรายงาน หรือ statement เพื่อจะใช้ในการอ้างอิงทางกฎหมาย หรือใช้ในการดำเนินกิจการ อย่างเช่น งบดุล ที่ทุกสิ้นปีต้องส่งให้กับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ในการอ้างอิงทางกฎหมาย
Finance (เกี่ยวข้องกับด้านการเงิน)
เกี่ยวข้องกับด้านการเงิน จัดการงบประมาณ เรื่องกระแสเงินสดในองค์กร เรื่องวิเคราะห์การลงทุน (เช่นถ้าธุรกิจทีผ่านมามีการเติบโตจะขยายฐานการผลิตจะทำอย่างไร จะวิเคราะห์ได้อย่างไรว่าจะไปตั้งที่ไหนที่ cost มันต่ำๆ) และ ช่วยในเรื่องการตัดสินใจในเรื่องของการจ่าย เช่น อัตราดอกเบี้ยเงินกู้ในระยะสั้นนั้นต่ำ ก็อาจจะกู้มาชำระหนี้ที่กู้ในระยะยาว เป็นต้น
จาก 2 ส่วนนี้ระบบสารสนเทศเข้ามาช่วยได้อย่างไร
ก็คือ ถ้าเราเข้าใจฟังก์ชันการทำงานของระบบจริงๆ เราก็สร้างระบบ Accounting ระบบ Finance ขึ้นมาได้ เช่น เราสามารถจะสร้างฐานข้อมูลใช้เก็บบัญชีแต่ละประเภท ถ้าเป็นบัญชีลูกหนี้ก็จะมีรายละเอียดพวก ชื่อ ที่อยู่ credit rating , credit limit , due date , Invoice Number , ปริมาณ เป็นต้น ซึ่งส่วนนี้ก็จะเป็นรายงานที่ระบบสามารถสร้างขึ้นมาได้เพื่อที่จะสนับสนุนการตัดสินใจ เพื่อจะให้เห็นว่าลูกค้าแต่ละคนมีสถานะอย่างไร ทำให้สามารถตัดสินใจได้ว่าจะ approve หรือไม่อย่างไรเวลาที่ลูกค้าสั่งสินค้าเข้ามา ซึ่งการใช้ computer base มันจะทำให้ใช้เวลาในการตรวจสอบเร็วขึ้น ง่ายขึ้น เพียงแค่เอาข้อมูลจาก DB มาสร้างเป็นรายงาน ไม่ต้องทำ manual ซึ่งจะใช้เวลานาน
Sale and Marketing (เกี่ยวกับงานขายและการวิเคราะห์การตลาด)
ฟังก์ชันหลักๆก็คือ ใช้วิเคราะห์ความต้องการของผลิตภัณฑ์ต่างๆตามความต้องการของลูกค้า ตามพื้นที่ ตามกลุ่มเป้าหมาย อาจจะมีการสำรวจ หรือ ใช้ข้อมูลจากการขายมาวิเคราะห์เพื่อจะทำให้ผลิตสินค้า หรือ บริการได้ตรงกลุ่มเป้าหมาย
Human Resources (เกี่ยวกับระบบทรัพยากรบุคคล)
เกี่ยวข้องกับทรัพยากรบุคคล ฟังก์ชันหลักๆ ใช้เก็บบันทึกประวัติพนักงานเพื่อไว้ประเมินประสิทธิภาพของพนักงาน
ทั้ง 2 ระบบข้างต้นถ้าไม่มีคอมพิวเตอร์จะใช้เวลาในการทำงานนานพอสมควร เช่น ข้อมูลที่ได้จากการสำรวจ questionnaire ก็ต้องมา manual summarize ดูเอง หรือ ประวัติการทำงานของพนักงานก็ต้องมานั่งดูเองว่าปีนี้พนักงานคนนี้ ลากี่ครั้ง พอมีระบบ IS ก็อาจจะทำให้ง่ายขึ้นเช่นมีการ survey ผ่าน web เป็นต้น
ตัวอย่างของ Sale Information System
ทำเป็นฐานข้อมูลของสินค้าในแต่ละประเภท โดยนำมาจากข้อมูลการขายเมื่อมีการขายข้อมูลก็จะมีการ update ในฐานข้อมูล ถึงเวลาก็ summarize มา เช่น ไตรมาส , สินค้าแต่ละประเภทขายได้เท่าไหร่ ทำให้วางแผนในการผลิตเพื่อให้สอดคล้องต่อความต้องการของตลาดได้ ในส่วนฐานข้อมูลของสินค้าอาจจะเป็น ร้านค้าที่จำหน่าย distributor ทำให้ช่วยได้ว่าสินค้าไหนขายดีในที่ไหน distributor ไหนขายสินค้าไหนดี
ตัวอย่างของ Human Resources
take information ของพนักงานได้ เมื่อถึงเวลาจะเอามาดูก็สามารถทำได้อย่างรวดเร็ว ปัจจุบันจะมีระบบที่ใหญ่ขึ้นคือ HRM (Human Resources Management) คือแทนที่จะเก็บข้อมูลของพนักงานอย่างเดียว แต่จะ integrate กับเทคโนโลยีพวก learning ต่างๆ พวก computer base training system ทำให้ระบบสามารถ provide knowledge ให้กับพนักงานได้ เช่น จบปริญาตรีมา ระบบก็จะมีการ upgrade ให้โดยการเข้าไป train ในระบบ เมื่อ train ผ่านตามเกณฑ์ ก็จะไป update status ให้กับพนักงานว่าได้ผ่านการ train เมื่อองค์กรต้องการหาหัวหน้างานหรือคนที่เป็น specialist ก็จะมาดูจากฐานข้อมูลตรงนี้ก็จะทำให้ได้คนตามความต้องการได้ทันที
Manufacturing
ฟังก์ชันของการผลิตส่วนใหญ่ก็จะเกี่ยวกับการบริหารทรัพยากร การผลิตเพื่อผลิตให้ได้สินค้าที่ดีที่สุด เสียน้อยที่สุด จำนวนสูง ซึ่งจะต้องมีการคำนวณ อาจจะมีการใช้เครื่องจักร วัตถุดิบ คน ทรัพยากรเท่าไร เรื่องของ Inventory เราสามารถใช้ IS เข้ามาช่วยได้เช่น ในเรื่องของ Inventory เราสามารถใช้ในการตรวจสอบได้ว่าวัตถุดิบแต่ละตัวที่จะใช้ในรายการผลิตเหลือเท่าไหร่ ปัจจุบันมีการ integrate เข้ากับ SCM ทำให้สามารถที่จะบริหาร Stock ที่เป็นแบบ Just in time ได้ ไม่ต้องมีการ stock ตาม level ที่กำหนด ถึงเวลาปุ๊บเมื่อมีการสั่งซื้อสินค้าไปก็จะทำให้รู้ได้เลยว่าต้องมีการผลิตเท่าไหร่เพื่อชดเชยกับสินค้าที่ขายไป วัตถุดิบที่ต้องใช้ในการผลิตเพิ่มขึ้นเท่าไหร่ ข้อมูลดังกล่าวก็สามารถส่งไปยัง supplier ได้โดยตรง เมื่อถึงเวลา supplier ก็จะมาส่งวัตถุดิบตามกำหนดทำให้ไม่ต้องเสียพื้นที่ในการเก็บ stock วัตถุดิบ
ส่วน function อื่นๆที่เกี่ยวข้องกับ IS ซึ่งอาจจะไม่ involve กับธุรกิจเท่าไหร่นักเช่น
Government (หน่วยงานของรัฐบาล)
ส่วนใหญ่ก็จะใช้ในการติดตาม เรื่องของภาษี ทะเบียนราษ ทะเบียนคนต่างด้าว การย้ายถิ่นฐาน การรักษาพยาบาล ข้อมูลของประชากรที่อยู่ในพื้นที่ ตัวอย่างเช่น การชำระภาษีสมัยก่อนต้องมีการกรอกฟอร์มไปยื่นที่สำนักงานเขต ปัจจุบันเป็นแบบ online
