พฤติกรรมองค์การ หรือ Organization behavior ย่อสั้นๆว่า OB หมายถึง แนวทางในการปฏิบัติของคนในองค์การซึ่งมาจากสิ่งที่คนนำเข้ามาในองค์การ ได้แก่ ความสามารถ ความคาดหวัง ประสบการณ์ในอดีต ค่านิยมร่วม (Share value) ทัศนคติ ความเชื่อ ปัจจัยอื่น ๆ ที่มีผลต่อการทำงานและสั่งแวดล้อมที่อยู่ภายนอกองค์การ ดังนั้นพฤติกรรมของมนุษย์จึงมีผลต่อการออกแบบและการพัฒนาระบบสารสนเทศ [Information System (IS)]
การมีปฏิกิริยาจากปัจจัยบุคคลและองค์การ ก่อให้เกิดวัฒนธรรมของบริษัท โครงสร้างอำนาจ ความขัดแย้ง ระหว่างกลุ่ม และความสัมพันธ์ภายในกลุ่ม
1. วัฒนธรรมของบริษัท (Corporate culture) เป็นแนวความคิดที่เกี่ยวข้องกับปรัชญา ความเป็นอุดมการณ์ ค่านิยมร่วม บรรทัดฐาน ที่ทำให้เกิดการรวมตัวของบุคคลในองค์การขึ้น องค์การที่ไม่เป็นทางการมักจะไม่เน้นในเรื่องการวางแผน การจัดลำดับตำแหน่งหน้าที่ และการตัดสินใจ ส่วนระบบสารสนเทศ [Information System (IS)] จะไม่ค่อยมีคุณภาพ
2. อำนาจ (Power) หมายถึง อำนาจในการใช้ทรัพยากรเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ ประเด็นปัญหาที่เกี่ยวข้องกับอำนาจและขอบเขต MIS ขององค์การ มีดังนี้ (1) การกระจายอำนาจแบบดั้งเดิมที่เกิดจากระบบใหม่ (2) ขาดอำนาจเนื่องจากมีการใช้ระบบสารสนเทศ [Information System (IS)] ในการตรวจสอบ (3) อำนาจของแผนก MIS ค่อย ๆ ถูกทำลายซึ่งเกิดจากระบบ (System) (4) ความสำคัญของบุคคลที่มีมากกว่าความสำคัญของตำแหน่ง
- การกระจายอำนาจแบบดั้งเดิม (Traditional redistribution) ระบบสารสนเทศ [Information System (IS)] มักจะมีผลกระทบต่อการกระจายอำนาจลักษณะนี้ การประมวลผลที่รวดเร็วและเชื่อถือได้ทำให้การตัดสินใจดีขึ้น ซึ่งข้อมูลที่กระจายได้มาจากการประมวลผลข้อเท็จจริงจากศูนย์กลางข้อมูล (Information center)
- การตรวจสอบ (Monitoring) ข้อมูลที่เป็นผลลัพธ์จากแผนกต่าง ๆ จะถูกเก็บบันทึกไว้ เพื่อผู้ที่สนใจสามารถค้นหาข้อมูลได้
- อำนาจแผนก (Power of department) อำนาจของแผนก MIS เป็นไปตามสัดส่วนโดยตรงของอำนาจของผู้บริหารที่สำคัญ
- การพัฒนาผู้ใช้ปลายทาง (End-user development) อำนาจในการประมวลผลขึ้นอยู่กับทีมงานของ MIS ดังนั้นถ้าผู้ใช้ต้องการที่จะจัดการด้านประมวลผลให้สำเร็จ ก็ต้องขึ้นตรงกับทีมงาน MIS
- ความสำคัญของบุคคลมีความสำเร็จมากกว่าตำแหน่งของเขา (Importance beyond organizational position) เรียกอีกอย่างว่าอิทธิพลทางการเมือง ผู้ออกแบบระบบสารสนเทศ [Information System (IS)] ควรจะระบุอำนาจหน้าที่ให้ชัดเจน
3. ความขัดแย้งระหว่างกลุ่ม (Inter-group conflict) ความขัดแย้งระหว่างบุคลากรเป็นสิ่งที่ไม่สามารถที่จะหลีกเลี่ยงได้ ผู้จัดการจึงควรตระหนักถึงปัญหานี้ โดยเฉพาะความสัมพันธ์ระหว่างผู้เชี่ยวชาญคอมพิวเตอร์กับผู้ใช้ และผู้เชี่ยวชาญคอมพิวเตอร์กับฝ่ายบริหาร ศัพท์เทคนิคทางด้านคอมพิวเตอร์ทำให้เกิดความไม่เข้าใจระหว่างผู้เชี่ยวชาญคอมพิวเตอร์และผู้ใช้ปลายทาง
4. ความสัมพันธ์ภายในกลุ่ม (Inter-group dynamic) เกิดจากปัจจัยต่อไปนี้
- ขนาดของกลุ่ม (Group size) ขนาดของกลุ่มมีผลต่อประสิทธิภาพการทำงาน จาการวิจัยพบว่าประสิทธิภาพการทำงานจะลดลงถ้ากลุ่มมีคนมากกว่า 7 คน สิ่งที่มีอิทธิพลกับขนาดของกลุ่มคนงานที่ต้องใช้ทักษะความสามารถของพนักงานคือ ขนาดของการควบคุม (Span of control) หมายถึงจำนวนพนักงานที่อยู่ภายใต้หัวหน้างานเทคโนโลยีข้อมูล (IT) และสามารถทำให้หัวหน้างาน (Supervisors) มีขนาดการควบคุมที่ใหญ่ขึ้น
- บรรทัดฐาน (Norms) เป็นกฎระเบียบที่ไม่มีลายลักษณ์อักษร และเป็นมาตรฐานในการปฏิบัติที่ใช้ควบคุมสมาชิกว่า ควรจะต้องทำอย่างไร การที่บุคลากรจะทำตามบรรทัดฐานนั้น อาจเกิดจากอิทธิพลของระบบสารสนเทศ (IS) คือระบบสารสนเทศ (IS) จะมีส่วนช่วยในการกระจายแนวความคิด
- สถานภาพ (Status) เป็นการจัดลำดับความสำพันธ์ของบุคลากรในองค์การ บุคลากรสามารถประสบความสำเร็จได้จากสถานภาพของตนเอง
- บทบาทหน้าที่ (Roles) เป็นพฤติกรรมที่ได้คาดหวังไว้ ปัญหาที่เกิดขึ้นคือ ความคลุมเครือในบทบาทหน้าที่ เพราะหน้าที่การทำงานไม่ชัดเจน ผู้เชี่ยวชาญคอมพิวเตอร์ บางครั้งเกิดความขัดแย้งในบทบาทหน้าที่ เนื่องจากนักวิเคราะห์ระบบอยู่ภายใต้การบังคับบัญชาของแผนก MIS แต่ต้องพยามยามทำให้เกิดความพึงพอใจต่อผู้ใช้ในแผนกอื่น ๆ
- การมีส่วนร่วม (Participation) บุคลากรจะมีประสิทธิภาพในการทำงานมากขึ้น ถ้าเขามีส่วนร่วมในการทำงาน ทฤษฏีการบริหารแบบมีส่วนร่วม กับการให้อำนาจในการทำงาน (Participative and empowerment) เป็นทฤษฏีที่ให้พนักงานมีส่วนเกี่ยวข้องตั้งแต่แสดงความคิดเห็น จนถึงขั้นตอนการตัดสินใจ เนื่องจากงานด้าน MIS จะประสบความสำเร็จได้ดีขึ้นถ้าผู้ใช้มีส่วนร่วมในการทำงานระดับสูง
- ความเป็นผู้นำ (Leadership) เป็นสภาพที่บุคคลที่ทำให้เกิดความแตกต่างด้านคุณภาพในองค์การ หน้าที่ของผู้ออกแบบ MIS คือการค้นหา แจกแจง ระบุประเภทของผู้นำตามลักษณะความเป็นผู้นำของระดับหัวหน้า ผู้นำ MIS ที่มีความสามารถมาก ย่อมทำให้ MIS มีส่วนสำคัญในแผนกลยุทธ์ของบริษัท
