การสร้างสรรค์และจัดการเทคโนโลยีอค์กรและลดต้นทุนตลอดค่้าใช้จ่ายภายในนั้นเป็นสิ่งที่แทบจะจำเป็นมากๆกับทุกองค์กรณ์และถ้าหากว่าคุณคือผู้บริหารรุ่นใหม่ และิองค์กรของคุณนั้นมีต่างสาขาแยกย่อยออกไป ทำให้การ Meeting นัดหมายประชุมแต่ละทีนั้นต้องเสียเวลาการเดินทาง ซึ่งการที่เราจะลดค่าใช้จ่ายการเดินทางระหว่างธุรกิจของคุณให้น้อยลง นั้นต้องลองศึกษาดูก่อนว่าความก้าวหน้าทางด้านเทคโนโลยีสามารถเข้ามาแทนที่การประชุมแบบเห็นหน้ากันไม่ต้องเสียเวลาอย่างมากได้อย่างไร จริงๆ มีมั้ย
ปัจจุบันอุตสาหกรรมด้านการเดินทางกำลังประสบกับปัญหา และผมไม่ต้องการซ้ำเติมให้ปัญหาเลวร้ายไปกว่านี้ แต่เราอยู่ในช่วงที่ลำบาก และธุรกิจของคุณต้องตรวจสอบงบประมาณการเดินทางอย่างถี่ถ้วนเพื่อหาทางตัดค่า ใช้จ่ายให้ได้
การดำเนินการดังกล่าวมิใช่เพื่อเหตุผลด้าน ความปลอดภัย เพราะขณะนี้การเดินทางทางอากาศมีความปลอดภัยมากยิ่งขึ้นกว่าเดิม โดยเป็นผลมาจากมาตรการต่างๆ ที่นำมาใช้เพื่อป้องกันการโจมตีของผู้ก่อการร้าย แต่เหตุผลของเรื่องนี้อยู่ที่ความประหยัด
Alisa Jenkins กรรมการอาวุโสของ Bredin Business Information ซึ่งเป็นบริษัทที่ปรึกษาด้านธุรกิจแห่งหนึ่ง กล่าวว่า
"บริษัทส่วนมากมักจะมีค่าใช้จ่ายในการเดินทางที่สูงเกินความจำเป็น
ผมไม่ได้หมายความว่าให้ตัดการเดินทางออกทั้งหมด
เพราะยังคงมีอีกหลายกรณีที่การประชุมแบบเห็นหน้ากันจริงๆ
จะเป็นสิ่งที่ดีที่สุด แต่ผมหมายความว่า
การประชุมเสมือนเป็นวิธีการที่ดีใน
การลดการเดินทางด้านธุรกิจที่ไม่จำเป็นลง ได้"
วิธีการอื่นๆ ที่สามารถทดแทนการเดินทางด้านธุรกิจ เช่น การประชุมผ่านเว็บด้วย Microsoft Office Live Meeting หรือโปรแกรมที่คล้ายคลึงกัน ได้รับการปรับปรุงให้ดีขึ้นด้วยความก้าวหน้าด้านเทคโนโลยีอินเทอร์เน็ตหรือ เทคโนโลยีอื่นที่เกี่ยวข้อง ซึ่งเป็นสิ่งที่ทุกคนเห็นด้วย เราจะมาพิจารณาถึงทางเลือกต่างๆ อย่างละเอียด เช่น การประชุมทางวิดีโอ การประชุมทางโทรศัพท์ เครื่องมือการประสานงานแบบออนไลน์ และการประชุมผ่านเว็บที่ผมได้กล่าวไปแล้วข้างต้น และกำลังจะกล่าวถึงรายละเอียดต่อไป
ก่อนอื่น เรามาพิจารณาว่า มีโอกาสใดบ้างที่การประชุมแบบเห็นหน้ากันจริงๆ เป็นเรื่องจำเป็นอย่างแท้จริง ต่อไปนี้คือสิ่งที่ผู้เชี่ยวชาญเห็นว่าควรมีการประชุมในลักษณะดังกล่าว:
- คุณกำลังพบปะพูดคุยกับลูกค้าใหม่
- คุณกำลังจะแนะนำพนักงานคนใหม่ซึ่งอาจมาแทนคุณ ให้ลูกค้าปัจจุบันที่มีความสำคัญได้รู้จัก
- คุณกำลังพยายามจะปิดการขายที่มีความสำคัญอย่างยิ่งหรือตกลงเรื่องสำคัญ
- คุณกำลังส่งสินค้าที่ต้องสาธิตวิธีการใช้
- คุณกำลังแก้ไขข้อขัดแย้งหรือปัญหาที่มีความซับซ้อน หรือถกปัญหาลับสุดยอด เช่น การเข้าซื้อกิจการหรือการควบรวมกิจการ
- คุณกำลังพบปะกับทนายความเพื่อปรึกษาข้อกฎหมาย
- คุณต้องการระดมเงินจากผู้ลงทุน
- คุณกำลังนำเสนอการขายหรือการฝึกอบรม และการนำสินค้าของคุณออกแสดงต่อหน้าผู้รับชมถือเป็นวิธีการที่ดีที่สุด
- คู่แข่งของคุณมีการประชุมแบบพบปะกับลูกค้าที่คุณต้องการ
- คุณ อาจเพิ่มเหตุการณ์ต่างๆ เข้าไปในรายการข้างต้น ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับบริษัทหรืออุตสาหกรรมแต่ละประเภท จุดสำคัญก็คือ การประชุมแบบเห็นหน้ากันจริงๆ ยังคงเป็นสิ่งสำคัญต่อความสำเร็จของธุรกิจของคุณ
อย่างไรก็ตาม ยังคงมีการประชุมจำนวนมากที่สามารถนำเทคโนโลยีมาทดแทนการเดินทางได้อย่างง่ายดายและอย่างมีประสิทธิภาพ
Diane Parks ผู้จำหน่ายผลิตภัณฑ์เทคโนโลยีสารสนเทศรายหนึ่ง กล่าวว่า
"ตามปกติ คุณต้องพยายามหาหนทางที่จะพบปะกับลูกค้าแบบเห็นหน้ากันจริงๆ
ในครั้งแรก หลังจากที่สร้างความสัมพันธ์อันดีแล้ว
คุณสามารถนำเทคโนโลยีมาใช้เพื่อช่วยให้คุณประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายสำหรับ
การประชุมครั้งต่อๆ มา"
Bruce D. Phillips เจ้าหน้าที่อาวุโสของหลักสูตรภาคบังคับของ National Federation of Independent Business ในสหรัฐอเมริกา กล่าวเสริมว่า “มันขึ้นอยู่กับระดับความสำคัญของการพบปะและการพบปะนั้นมีผลต่อการตกลงทำ ธุรกรรมร่วมกันหรือไม่” เขากล่าวว่า มีบ่อยครั้งที่การประชุมด้านวิชาชีพ เช่น การประชุมใหญ่ เป็นสิ่งที่ไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้
Parks ยังเสริมอีกว่า ในปัจจุบัน จากการเพิ่มมาตรการรักษาความปลอดภัยและการเสียเวลาอย่างมากในการผ่านขั้นตอน ต่างๆ ของสนามบิน ทำให้การเดินทางไปประชุมและกลับภายในวันเดียวไม่สามารถกระทำได้อีกต่อไป
"การประชุมแบบเสมือน"
อาจไม่สนุกสนานเท่ากับการประชุมแบบปกติ แต่สามารถช่วยให้คุณทำงานได้มากขึ้นด้วยค่าใช้จ่ายที่น้อยลง ต่อไปนี้เป็นการสรุปทางเลือกต่างๆ ซึ่งมีดังนี้:
การประชุมทางวิดีโอ
คำอธิบาย: คือการใช้งานแบบปฏิสัมพันธ์ของเทคโนโลยีด้านวิดีโอ คอมพิวเตอร์ และการสื่อสารเพื่อให้ผู้คนที่อยู่ในสถานที่ต่างๆ ตั้งแต่ 2 แห่งขึ้นไปสามารถติดต่อกันได้ อาจเป็นลักษณะตัวต่อตัว หรือเป็นกลุ่มคนจำนวนนับ 10 คนขึ้นไป โดยที่ไม่ต้องมารวมกันจริงๆ ในทางกายภาพ สัญญาณวิดีโอสามารถสตรีมผ่านอินเทอร์เน็ตหรือแพร่ภาพทางจอโทรทัศน์ก็ได้
ข้อดี: ระบบการประชุมทางวิดีโอคุณภาพระดับสูง (เช่น ที่ใช้อยู่ในองค์กรขนาดใหญ่) สามารถนำกลุ่มคนจำนวนมากที่อยู่ในสถานที่ต่างๆ ให้มารวมกันเพื่อฟังคำปราศรัยหรือการนำเสนอ ด้วยคุณภาพของภาพและเสียงระดับเดียวกับที่ส่งมาจากสถานี แต่ปัจจุบัน การประชุมทางวิดีโอสามารถดำเนินการได้ด้วยค่าใช้จ่ายที่ถูกลง โดยใช้กล้อง Webcam และซอฟต์แวร์ราคาถูกหรือชนิดไม่ต้องเสียค่าใช้จ่าย เช่น Microsoft NetMeeting (NetMeeting รวมอยู่ในการติดตั้ง Windows XP และ Windows 2000)
ข้อเสีย: หากคุณไม่ได้ใช้บริการที่ศูนย์การประชุมทางวิดีโอ คุณจะต้องซื้ออุปกรณ์ด้านภาพและเสียง (ตัวอย่างเช่น ในการใช้ NetMeeting คุณต้องมีการ์ดเสียงสำหรับคอมพิวเตอร์ พร้อมด้วยไมโครโฟนและลำโพง ตลอดจนการ์ดบันทึกภาพวิดีโอ หรือกล้องสำหรับถ่ายวิดีโอ) ผู้ให้บริการการประชุมทางวิดีโอส่วนใหญ่จะคิดค่าใช้จ่ายเป็นชั่วโมง คุณจึงอาจรู้สึกกดดันที่ต้องจบการประชุมภายในชั่วโมงที่กำหนด และกลับบริษัทโดยที่การเจรจาไม่ประสบความสำเร็จ
การประชุมผ่านเว็บ
คำอธิบาย: คือการประชุมทางวิดีโอโดยไม่มีภาพ หรืออีกนัยหนึ่ง การประชุมทางโทรศัพท์ด้วยการใช้เว็บเพื่อการสื่อสารแบบปฏิสัมพันธ์ การใช้ PowerPoint, Excel หรือเอกสารอื่นๆ โดยสัญญาณเสียงจะส่งผ่านโทรศัพท์และ/หรือไมโครโฟนของคอมพิวเตอร์
ข้อดี: สิ่งที่คุณต้องการใช้มีเพียงการเข้าใช้อินเทอร์เน็ตและโทรศัพท์ คุณสามารถนำเสนอต่อผู้ฟังจำนวน 2,500 คนที่อยู่คนละสถานที่ด้วยการนำเสนอเพียงครั้งเดียว คุณไม่จำเป็นต้องส่งสไลด์ PowerPoint หรือเอกสารอื่นๆ ทางอีเมลให้ผู้ฟังล่วงหน้า คุณสามารถใช้ภาพและเน้นจุดสำคัญต่างๆ ได้บนหน้าจอแบบเรียลไทม์ ผู้ร่วมประชุมคนอื่นๆ สามารถใช้เครื่องมือวาดภาพเพื่อแสดงความเห็นและเข้าควบคุมการนำเสนอของคุณ ได้เช่นกัน โปรแกรม NetMeeting สามารถใช้กับการประชุมผ่านเว็บได้
ข้อเสีย: การประชุมผ่านเว็บไม่เหมือนกับการพบปะกันจริงๆ และคุณจะไม่สามารถเห็นสีหน้าและท่าทางของผู้ร่วมประชุม ซึ่งต่างกับการประชุมทางวิดีโอ แต่สำหรับการประชุมที่เกี่ยวกับการทบทวนแผนธุรกิจ การประชุมการขาย การสาธิตการใช้งานซอฟต์แวร์และการนำเสนอต่อลูกค้า ที่มีลักษณะไม่ซับซ้อน การประชุมผ่านเว็บสามารถใช้อย่างได้ผล และสามารถนำผู้คนที่อยู่ห่างไกลกันจำนวนมากมารวมกันในการประชุมเดียวกันได้
การประชุมทางโทรศัพท์
คำอธิบาย: คือบริการการประชุมทางโทรศัพท์ให้บริการโดยชุมสายโทรศัพท์ทางไกลหรือหน่วย บริการอิสระที่ใช้ “สะพาน” การเชื่อมต่อโทรศัพท์ที่ซับซ้อนในการเชื่อมสายโทรศัพท์ต่างๆ เข้าด้วยกันให้เป็นการสนทนาเดียวกัน
ข้อดี: สามารถจัดการประชุมได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย ด้วยค่าใช้จ่ายที่ค่อนข้างต่ำ สิ่งที่คุณต้องใช้มีเพียงโทรศัพท์ และหากจำเป็น เอกสารที่เกี่ยวข้องสามารถส่งทางแฟกซ์ อีเมล หรือส่งก่อนล่วงหน้าหนึ่งวันไปยังผู้ร่วมประชุม
ข้อเสีย: การประชุมทางโทรศัพท์ใช้ได้ดีกับการแบ่งปันข้อมูลกันอย่างง่ายๆ หรือการประชุมเพื่อตัดสินใจที่ไม่มีความซับซ้อนและไม่ต้องนำเสนอด้วยภาพ แต่ไม่เหมาะกับการประชุมในเรื่องที่มีความซับซ้อน ซึ่งควรใช้วิธีการประชุมผ่านเว็บ นอกจากนี้ การประชุมทางโทรศัพท์ยังไม่เหมาะในการเริ่มต้นพูดคุยธุรกิจที่มีความสำคัญ หรือการขยายธุรกิจที่มีอยู่เดิม แต่ในกรณีมีเหตุฉุกเฉิน ระบบนี้สามารถใช้งานได้ดีพอสมควร
เครื่องมือการประสานงานแบบออนไลน์
คำอธิบาย: แม้ว่าอีเมลจะยังคงเป็นเครื่องมือทางธุรกิจที่สำคัญ แต่ในบทความนี้ เราจะเน้นในเรื่องเอ็กซ์ทราเน็ต ซึ่งเป็นเว็บไซต์ส่วนบุคคลที่คุณสามารถใช้ในการแบ่งปันไฟล์และเอกสาร ตลอดจนกระดานข่าวเพื่อร่วมกันใช้กับลูกค้าหรือคู่ค้าที่กำหนดไว้โดยเฉพาะ
ข้อดี: ระบบ เอ็กซ์ทราเน็ตโดยตัวมันเองไม่สามารถทดแทนระบบการประชุมระยะไกลตามที่กล่าวมา แล้วข้างต้นได้ แต่ในระยะยาว สามารถลดความจำเป็นในการประชุมโดยการช่วยให้คุณมีระบบการสื่อสารตลอดเวลา และสามารถแบ่งปันการใช้เอกสารได้อีกด้วย
ข้อเสีย: คุณสามารถสื่อสารแบบเรียลไทม์ด้วยการใช้การสนทนา (Chat) หรือ Instant messaging แต่การสื่อสารส่วนมากจะเป็นชนิดที่ไม่ใช่แบบปฏิสัมพันธ์ อย่างไรก็ตาม เอ็กซ์ทราเน็ตสามารถเปลี่ยนการประชุมทางโทรศัพท์ให้กลายเป็นการประชุมผ่าน เว็บได้ หากผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมดสามารถเข้าใช้เว็บส่วนตัวนั้นได้
Reference: Journalist- Monte Enbysk
ติดต่อสินค้าที่ถูกอ้างอิงจากทาง Microsoft
