Traditional File Processing VS Database Systems ในสมัยก่อนนั้นการเก็บรวบรวมข้อมูลเพื่อการนำกลับมาใช้บนระบบคอมพิวเตอร์จะอยู่ในรูปของแฟ้มข้อมูลทั้งสิ้น แต่เมื่อโลกมีการพัฒนามากขึ้น ข้อมูลที่ต้องจัดเก็บมีอยู่มากมาย การใช้แต่เพียงแฟ้มข้อมูลเท่านั้น ไม่เพียงพอที่จะสนับสนุนให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพอีกต่อไป จึงทำให้มีการนำเสนอแนวความคิดระบบฐานข้อมูลขึ้น เพื่อจัดการงานที่เกี่ยวข้องกับ ข้อมูล ให้มีประสิทธิภาพสูงสุดเท่าที่จะทำได้
ข้อแตกต่างระหว่างแฟ้มข้อมูลกับฐานข้อมูล
1. ฐานข้อมูลมีส่วนการบรรยายโครงสร้างข้อมูลแยกจากฐานข้อมูล
2. โปรแกรมคอมพิวเตอร์และข้อมูลแยกกันโดยเด็ดขาดในระบบฐานข้อมูล
3. ฐานข้อมูลสนับสนุนการใช้งานของข้อมูล
4. การใช้ข้อมูลร่วมกันและการประมวลผล
- ฐานข้อมูลมีส่วนการบรรยายโครงสร้างข้อมูลแยกจากฐานข้อมูล
ฐานข้อมูลมีส่วนการบรรยายโครงสร้างข้อมูลแยกจากฐานข้อมูลกล่าวคือ ในระบบฐานข้อมูลนั้นมีส่วนที่เรียกว่า แค็ตตาล็อก (catalog) หรือพจนานุกรมข้อมูล (Data Dictionary) ซึ่งเก็บรายละเอียดทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงสร้างของข้อมูลในฐานข้อมูลไว้ เช่น ชนิดและรูปแบบของข้อมูลในฐานข้อมูล และข้อจำกัดต่างๆ ที่มีต่อข้อมูลแต่ละส่วน เป็นต้น ในขณะที่แฟ้มข้อมูลจะเก็บรายละเอียดเหล่านี้ไว้ในส่วนของโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่ใช้งานด้วยกันเลย ซึ่งอาจกระจัด กระจายไปอยู่ตามส่วนต่างๆ จึงทำให้ไม่สะดวกต่อการใช้และปรับปรุงงาน - โปรแกรมคอมพิวเตอร์และข้อมูลแยกกันโดยเด็ดขาดในระบบฐานข้อมูล
โปรแกรมคอมพิวเตอร์และข้อมูลแยกกันโดยเด็ดขาดในระบบฐานข้อมูล นั่นคือส่วนของโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่ใช้จัดการข้อมูลจะถูกพัฒนาออกมา ซึ่งเรียกกันว่า ระบบจัดการฐานข้อมูล ส่วนข้อมูลก็จะแยกอยู่ในส่วนของฐานข้อมูล ซึ่งการแยกนี้เป็นการซ่อนรายละเอียดของการจัดการข้อมูลไว้จากตัวข้อมูล เพื่อผู้ใช้จะได้ไม่ต้องยุ่งยากกับรายละเอียดของการจัดเก็บข้อมูล โดยให้ซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูลเป็นเครื่องมือจัดการให้แทน ซึ่งแตกต่างจากระบบแฟ้มข้อมูลที่จะรวมส่วนของโปรแกรมและข้อมูลไว้ด้วยกัน ผลเสียก็คือ เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างของข้อมูล ส่วนของโปรแกรมก็จะต้องปรับตามไปด้วย มิฉะนั้น แฟ้มข้อมูลดังกล่าวก็จะไม่สามารถนำมาใช้งานได้อีก - ฐานข้อมูลสนับสนุนการใช้งานของข้อมูล
ฐานข้อมูลสนับสนุนการใช้งานของข้อมูลในหลายๆ รูปแบบผู้ใช้คนหนึ่งอาจจะต้องการรายงาน หรือข้อสรุปของข้อมูลชุดหนึ่งในหลายๆ รูปแบบ ทั้งแบบตาราง แบบกราฟ และแบบบทความ ซึ่งในส่วนนี้ ระบบจัดการฐานข้อมูลจะเป็นผู้ดูแลให้แก่ผู้ใช้ ส่วนในแนวคิดแบบแฟ้มข้อมูลนั้น เมื่อผู้ใช้ต้องการรายงานแบบใหม่ ผู้ใช้จะต้องเขียนโปรแกรมขึ้นมาใหม่ เพื่อให้ได้งานอย่างที่ต้องการ ซึ่งค่อนข้างยุ่งยากและเสียเวลาในการใช้งานอย่างมาก - การใช้ข้อมูลร่วมกันและการประมวลผล
การใช้ข้อมูลร่วมกันและการประมวลผลการเปลี่ยนแปลงรายการแบบหลายผู้ใช้ (multiuser transaction processing)ระบบจัดการฐานข้อมูลสำหรับผู้ใช้หลายๆ คนพร้อมกัน ต้องมีการอนุญาตให้ผู้ใช้เข้าถึงข้อมูลในเวลาเดียวกันได้ โดยที่ระบบจะต้องจัดการข้อมูลให้แก่ผู้ใช้แต่ละคนอย่างถูกต้องด้วย ถึงแม้ว่าผู้ใช้เหล่านั้นจะเรียกใช้ข้อมูลเดียวกัน ณ เวลาเดียวกัน ในระบบจัดการฐานข้อมูลจะต้องมีส่วนควบคุมการทำงานแบบพร้อมกัน (Concurrency Control) ซึ่งในการทำงานแบบแฟ้มข้อมูลจะไม่มีส่วนจัดการในเรื่องนี้
