การวางแผน และพัฒนาระบบ จำเป็นต้องมีพื้นฐานเรื่อง System Analyst และ Design เพิ่มเติมเรื่องส่วนที่จะเชื่อมต่อกับภาคธุรกิจ หรือ Business โดยเฉพาะการวางแผน อีกทั้งต้องจัดการขั้นตอนในการที่จะได้มาซึ่งระบบ ทางเลือก วิธีการ ซึ่งมีหลายวิธี เช่น การจ้าง Outsource, การเช่าใช้ Software Package หรือให้ ผู้ใช้งาน อธิบาย และพัฒนาแอพพลิเคชันเบื้องต้นเอง สุดท้ายนั้นอาจจะต้องมองไปถึงความปลอดภัย หรือระบบ Security ในการพัฒนาและออกแบบระบบ ควรดูว่าความปลอดภัยที่ต้องการคืออะไร และปัจจัยที่ต้องคำนึงถึงคืออะไร

การวางแผน

ทำไมต้องมีการวางแผน? ไม่ว่าจะเป็นแผนด้าน Information System หรือ แผนทางด้าน Business ด้านธุรกิจ ไปจนถึงแผนด้านอื่นๆ ก็ตามแต่สมควรนั้น การวางแผนที่ดี ครอบคลุม เป็นปัจจัยสำคัญตัวหนึ่งที่ะทำให้ประสบความสำเร็จได้ คือ ลดความเสี่ยงในเรื่องของความไม่แน่นอน หรือความผิดพลาดที่อาจจะเกิดขึ้นได้ในอนาคต ที่กล่าวมาทั้งหมดนี้คือสาเหตุที่ธุรกิจจะต้องมีการวางแผน

ความท้าทายของสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับการวางแผน

การวางแผนทางด้าน Information System มีความท้าทายต่อเราในการที่จะให้ได้ระบบมาใช้ในองค์กร คือ เราจะต้องช่วยวางแผนทางด้านสารสนเทศให้กับองค์กร ซึ่งการวางแผน Information System ให้กับองค์กรจะต้องสอดคล้องกับแผนทางธุรกิจ ดังนั้นสิ่งที่เราจะต้องมี จะต้องรู้ คือ วิศัยทัศน์ในด้านธุรกิจ หรือ Vision on business ว่าคืออะไร และจำเป็นต้องต้องรู้ว่าการดำเนินการตามแผนที่วางไว้ หรือ Strategy ขององค์กรนั้นคืออะไร วัตถุประสงค์หลักขององค์กรคืออะไร ซึ่งหากเป็นในเชิงธุรกิจจะต้องรู้จักศึกษาเครื่องมือต่างๆ เข้ามาช่วยในการตรวจสอบกระบวนการทางธุรกิจเพื่อที่จะทำให้ประยุกต์เทคโนโลยีที่เรียนไปสร้างเป็นแผน Information System ที่สอดคล้องกับความต้องการทางธุรกิจได้นั่นเอง

การวางแผนทางด้าน  Information System  คืออะไร

เป็นรายละเอียดที่บ่งบอกว่าฝ่ายบริหาร จัดการ มองเรื่อง Information System ในองค์กรหรือในอนาคตว่าเป็นอย่างไร เป็นรายละเอียดที่บอกว่าผู้บริหาร อยากจะเห็นหรือมองภาพของ Information System ในองค์กรเป็นอย่างไรในอนาคต

กิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการวางแผนทางด้าน Information System มี 3 ส่วนหลักๆคือ

• เป็นกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการที่จะช่วยให้องค์กรประสบความสำเร็จตามเป้าหมาย เหมือนกับการศึกษาวิเคราะห์ในเรื่องของกลยุทธ์ว่า กลยุทธ์ขององค์กรเป็นอะไร การที่จะทำให้บรรลุตามกลยุทธ์ดังกล่าว ควรจะต้องมีกิจกรรมอะไรบ้าง
• การตรวจสอบผลที่ได้จากการปฏิบัติจริง เช่น ตรวจแผน เพื่อที่จะทำให้สิ่งที่เราแพลนไว้มันไม่เบี่ยงเบนไป ต้องมีตรวจสอบ เฝ้าระวังเป็นระยะๆ
• เป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการปรับเปลี่ยนแผนที่อาจจะเกิดขึ้นได้ในอนาคต เปรียบเหมือน Backup Plan ที่จะต้องพิจารณาเพิ่มเติม กรณีที่ไม่เป็นไปตามแผนแรก หรือแผนแรกไม่ประสบความสำเร็จ ผิดพลาด ก็ควรจะมีแผนสำรองมารองรับว่าควรจะทำอย่างไร

ถึงแม้เราจะวางแผนได้อย่างดี แต่แผนที่เราวางไว้ ก็ไม่ได้รับประกันว่าจะประสบความสำเร็จ 100% ตามที่หวังไว้ เพราะแผนดำเนินการในเรื่องทางธุรกิจมันมีปัจจัยของความไม่แน่นอนเกิดขึ้นในอนาคต ซึ่งปัจจัยของความไม่แน่นอนดังกล่าวเป็นตัวสะท้อนให้ที่จะทำให้เกิดผลที่ตามมาว่า สิ่งที่เราแพลนไว้อาจจะไม่เป็นไปตามเป้าหมายก็ได้ อย่างไรก็ตามการวางแผนที่ดีก็ช่วยลดปัจจัยความเสี่ยงต่างๆได้

การวางแผนในเชิงธุรกิจ

จะมี 3 ประเภทการวางแผน (Plan) หลักๆ ที่เกี่ยวข้องกับโครงสร้างขององค์กร และระดับของการบริหาร ไม่ว่าจะเป็นแผนกลยุทธิ์ แผนยุทธศาสตร์ แผนยุทธวิธี  และแผนในเชิงปฏิบัติ ซึ่งทั้งหมดก็ถือเป็น Business plan ทั้งสิ้นโดยรวม

การที่จะกำหนดแผนดังกล่าวมีกระบวนการ ขั้นตอนอย่างไรบ้าง

• ต้องกำหนดเป้าหมาย วัตถุประสงค์ขององค์กรก่อน โดย ผู้บริหารจะต้องตอบคำถาม 3 ข้อคือ
  • จะต้องทราบ Ranking or Position ของตัวเองในตลาดว่าปัจจุบันธุรกิจอยู่ใน Position ไหน ต้องเข้าใจ Status ของตัวเอง เช่นถ้าเป็น CISCO จะต้องรู้ว่าตนเองอยู่ใน Ranking ไหน
  • จะต้องตอบให้ได้ว่า Ranking ที่ตนเองต้องการในอนาคต องค์กรจะไปสู่ Ranking ไหน
  • การที่จะไปถึง Ranking นั้นจะต้องทำอย่างไร จะไปถึงได้อย่างไร
• การตรวจสอบและดูเรื่องของทรัพยากรที่จำเป็น ที่จะต้องใช้ เพื่อที่จะทำให้บรรลุวัตถุประสงค์
• กำหนดเป็นนโยบาย ซึ่งจะช่วยทำให้เกิดผลในทางปฏิบัติได้ง่ายขึ้น ทำให้เกิดการใช้งานและการกระจายทรัพยากรได้อย่างเหมาะสมตามแผนที่วางไว้  เพราะถ้าไม่มีกฏระเบียบหรือข้อกำหนดในทางปฏิบัติ ก็อาจจะทำให้เป็นไปได้ยากในการขับเคลื่อน เพราะนโยบายถือว่าเป็นกฏที่จะบังคับให้คนปฏิบัติตาม
• พิจารณาเรื่องการเปลี่ยนแปลงเป้าหมายที่อาจจะเกิดขึ้นในอนาคต เกี่ยวข้องกับเรื่อง Backup plan ว่าควรจะมีแผนการมารองรับอย่างไรถ้าไม่เป็นไปตามแผนที่วางไว้

จากทั้ง 4 ข้อสามารถสรุปได้ดังนี้

1. การกำหนดเป้าหมาย โดยในการกำหนดเป้าหมายดังกล่าว อาจจะต้องมีการ Brain Storm กันระหว่างผู้บริหารในองค์ระดับสูง เพื่อมากำหนดกลยุทธ์ หรือยุทธศาสตร์  ซึ่งในการ Brain Storm ครั้งแรก ก็จะมี เป้าหมายเยอะ จากนั้นก็ต้องมากำหนดให้ชัดเจนว่าเป้าหมายที่สำคัญคืออะไร แล้วก็เอาส่วนที่ไม่เกี่ยวข้องออกไป
2. กำหนดทรัพยากร ไม่ว่าจะเรื่องของ Hardware, Software, คน, Budget ที่จะต้อง Allocate ไป เพื่อที่จะให้วัตถุประสงค์ที่เรากำหนดไว้นั้นประสบความสำเร็จ
3. ระบุ และการสร้างเป็นนโยบายขึ้นมา

แนวทางในการวางแผน (Approaches to Planning)

• Top-down planning เป็นการวางแผนจากบนลงล่าง
  • เป็นการวางแผนที่เกิดจากผู้บริหารระดับสูง เป็นผู้กำหนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน หรือเป้าหมายขององค์กร ส่วนใหญ่จะเป็นเป้าหมายระยะยาว และแบ่งแต่ละ Objective กระจายไปยังแต่ละฟังก์ชันทางธุรกิจหรือฟังก์ชันที่เกี่ยวข้องในองค์กร เพื่อนำไป implement และพิจารณาในด้านของทรัพยากรที่จะ allocate ลงไป
  • จะเป็นลักษณะของ Goal driven จะเป็นการกำหนดวัตถุประสงค์ขององค์กรและผลักดันให้ประสบความสำเร็จตามเป้าหมายที่ตั้งไว้สูงสุด ส่วนใหญ่จะใช้กับองค์กรขนาดใหญ่
  • โดย Assumption ของการวางแผนโดยใช้ Approach แบบนี้จะมองว่าปัญหาต่างๆขององค์กร ปัญหาปลีกย่อย จะถูกแก้ไขหรือทำให้หมดไปได้ เมื่อเราแก้ปัญหาที่เป็นปัญหาหลักทั้งหมดก่อน
  • สมมติในองค์กรมีหลายแผนกหลายฟังก์ชัน และแต่ละฟังก์ชันหรือแต่ละแผนกก็มีการนำระบบสารสนเทศมาใช้บ้าง ไม่ใช้บ้าง หรือบางแผนกไม่มี บางแผนกมี แต่ก็มีแบบตามมีตามเกิด คือ เอามาใช้โดยไม่มีการกำหนดรายละเอียดที่เป็นโครงสร้างที่ชัดเจนในการเอามาช่วยการทำงานให้ดีขึ้น บางแผนกมีการวางแผนทำให้ได้ระบบที่ดี บางแผนกอาจไม่มีเลย ซึ่งความแตกต่างเหล่านี้เป็นปัญหาที่เกิดขึ้นในองค์กร ซึ่งปัญหาเหล่านี้จะหมดไป ถ้าผู้บริหารข้างบนมีความเห็นว่าทั้งหมดต้องมีระบบสารสนเทศ ก็กำหนดไป ผลที่ตามมาคือ แต่ละแผนกก็จะมีระบบสารสนเทศใช้เป็นมาตรฐานเดียวกันหมด ปัญหาที่เกิดขึ้นก็จะหมดไป (มองว่าข้างล่างเป็นปัญหา ผู้บริหารระดับสูงก็ทำการแก้ปัญหา ปัญหาก็จะหมดไป)
• Bottom-up planning เป็นการวางแผนจากล่างขึ้นบน
  • จะเน้นในเรื่องของความต้องการในแง่ของฟังก์ชันงานทางธุรกิจในระดับล่างเป็นหลัก ว่าแต่ละฟังก์ชันต้องการอะไร หรือมีเป้าหมายอะไร และนำมารวมกันเพื่อทำให้เกิดเป็นวัตถุประสงค์โดยรวมขององค์กร เพื่อที่จะนำมาวางแผนเพื่อให้ประสบความสำเร็จ
  • จะมองว่าปัญหาโดยรวมขององค์กรจะแก้ไปได้ก็ต่อเมื่อปัญหาเล็กๆถูกแก้
  • จะเป็นลักษณะของการกำหนดปัญหาโดยผู้บริหารระดับกลางเป็นหลัก โดยอาจจะใช้ตัววัตถุประสงค์หรือเป้าหมายของแต่ละส่วนเข้าด้วยกัน และจัดทำเป็น planning โดยรวม
  • แต่ละแผนกมีระบบสารสนเทศใช้ และแต่ละระบบอาจจะต้องมีการส่งสารสนเทศระหว่างระบบเข้าหากัน ผู้บริหารก็อาจจะมองว่าถ้าเป็นไปได้ ก็ integrate แต่ละระบบเข้าหากันซะ ก็จะทำให้มีประสิทธิภาพในการทำงานได้กีกว่า ก็คุยกัน และกำหนดเป็นเป้าหมายโดยรวม ว่าทำการ integrate แล้วก็จะทำให้ระบบทั้งหมดโดยรวมขององค์กรประสบความสำเร็จ
  • รูปแบบนี้มีข้อจำกัด เนื่องจากมันถูกกำหนดโดยผู้บริหารแต่ละฟังก์ชันทางธุรกิจ ซึ่งวัตถุประสงค์ดังกล่าวอาจจะไม่สะท้อนภาพโดยรวมขององค์กรทั้งหมด เนื่องจากมันเป็นภาพที่มองจาก 1 ยูนิตเท่านั้น ดังนั้นเวลามัน integrate กันมันอาจจะไม่สะท้อนถึงผลลัพธ์ที่ดีที่สุด ดังนั้น วิธีการในการวางแผนแบบนี้ คือ ผู้บริหารระดับสูง (Top Level) จะต้องมี vision และพยายามที่ integrate ตัว objective ที่ได้เข้าด้วยกัน และทำให้ที่จะสะท้อนวัตถุประสงค์โดยรวมขององค์กรให้ได้ดีที่สุด

Critical Success Factor การวางแผนโดยใช้ปัจจัยความสำเร็จที่สำคัญ

• เป็นปัจจัยที่เป็นตัวชี้วัดว่าถ้าทำแล้วจะทำให้ประสบความสำเร็จ
• ส่วนใหญ่จะถูกกำหนดโดยผู้บริหารระดับสูงขององค์กร ซึ่งเมื่อผู้บริหารกำหนดแล้วจะทำให้สามารถนำมาใช้ในการวางแผนได้ นำมากำหนดทรัพยากรต่างๆที่จะทำให้แต่ละปัจจัยประสบความสำเร็จได้นั่นเอง
• ในธุรกิจห้างสรรพสินค้า ถ้าต้องการที่จะให้คนมาซื้อของที่ห้างจำนวนมาก ถามว่าปัจจัยที่จะทำให้คนมาซื้อของที่ห้างเป็นจำนวนมาก คืออะไร เช่น ลดราคา ความหลากหลายของสินค้า ที่จอดรถ ซึ่งเหล่านี้เป็นปัจจัย ที่ถ้าทำแล้วจะทำให้ประสบความสำเร็จ
• Concept คือ มองว่าความสำเร็จโดยรวมของธุรกิจเกิดจากความสำเร็จของแต่ละ business unit แต่ละส่วนมาร่วมกัน จะเห็นว่าอาจจะไม่ต่างจาก bottom-up approach เปรียบเทียบแล้ว business unit แต่ละส่วนเป็นระดับที่ต่ำลงมา จะเห็นว่ามันไม่ต่างกัน สิ่งที่ต่างคือ ข้อกำหนดเหล่านี้ผู้บริหารระดับสูงเป็นผู้กำหนด  ซึ่งรูปแบบนี้ก็นำมาประยุกต์ในทางธุรกิจได้ เช่น แผนก A, B, C ก็มี Critical Success Factor ขึ้นมา สุดท้ายก็ถูกคัดเลือกนำมาใช้เป็นแผน  ต่อมาก็เป็นการหา Critical Success Factor ของระบบสารสนเทศว่าถ้าจะให้ขับเคลื่อนหรือผลักดันธุรกิจ จะต้องมีปัจจัยอะไรบ้าง หลังจากนั้นก็มากำหนดเป็นแผนทางปฏิบัติ แผนกลยุทธ์ ยุทธศาสตร์ และสุดท้ายก็มากำหนด budget, resource ต่างๆในการ support
• การให้บริการ Internet Banking ซึ่งเป็น Factor ที่จะผลักดันให้ประสบความสำเร็จ จาก internet banking ดังกล่าว ในแง่ของระบบสารสนเทศ ปัจจัยที่จะทำให้ระบบ e-banking ประสบความสำเร็จได้เราต้องดูว่ามีอะไรบ้าง เช่น security, การ access จะต้องสะดวก รวดเร็ว, hardware /software ที่จะนำมาใช้เพื่อให้ประสบความสำเร็จ

การวางแผนสารสนเทศจากอดีตจนปัจจุบันว่ามีการพัฒนา การเปลี่ยนแปลงอย่างไร

การวางแผนสารสนเทศเริ่มตั้งแต่ในช่วงแรกๆที่มีการเริ่มนำสารสนเทศมาใช้ ในยุค 70 ในช่วงนั้นการวางแผนใน

ด้าน Information system ไม่ค่อยมีบทบาทอะไรมากมาย คนด้าน Information system จะเป็นเหมือน Technician ที่คอย Support ระบบให้รองรับการทำงานในปริมาณมากๆ พอหลังปี 70 เทคโนโลยีเริ่มมีการพัฒนาเติบโต จนกลางปี 80 สารสนเทศก็มีการกระจายไปใช้แต่ละฟังก์ชันทางธุรกิจมากขึ้น ดังนั้นบทบาทในการวางแผนด้านสารสนเทศก็เริ่มเปลี่ยนไป มีบทบาทในเรื่องแผนที่มากขึ้น แต่บทบาทดังกล่าวถูกจำกัดอยู่ที่แต่ละฟังก์ชันที่เข้าไป Serve

การวางแผนระบบสารสนเทศมีขั้นตอนอย่างไรบ้าง (Key elements of an Information system plan)

1. ดูเรื่องของ mission statement หมายถึง พันธกิจที่ถูกกำหนดโดย business plan จาก mission ดังกล่าวจะมาแปลงเป็น IS mission อย่างไรให้สอดรับ
2. จากนั้นก็ประกาศวิสัยทัศน์ กำหนด vision ทางด้านสารสนเทศภายในองค์กร
3. ต่อไปก็กำหนดแผนกลยุทธ์ แผนยุทธศาสตร์ ยุทธวิธีที่จะทำให้เกิดขึ้น (how to do, what to do)
4. กำหนดแผนในทางปฏิบัติว่าถ้าจะทำให้ประสบความสำเร็จตามแผนที่กำหนดไว้ จะต้องทำอะไรบ้าง
5. Allocate budget and resource เพื่อให้เป็นไปตามที่กำหนด

ข้อสังเกตเรื่องของ vision และ mission คือ สองส่วนนี้บางทีมันใช้สลับกัน อาจจะตั้ง vision ก่อนแล้วค่อยทำ Mission ถามว่าทั้งสองส่วนนี้ต่างกันอย่างไร ถ้าเป็น vision ก็จะเป็นภาพที่ตั้งขึ้นเพื่อที่จะทำให้ทุกคนเห็น เช่น ถ้าตั้ง Mission ของประเทศไทย คือ ใน 5 ปีข้างหน้าจะต้องเป็นศูนย์กลางของ software embedded system ดังนั้น vision ดังกล่าวคืออะไร > จะต้องมีศูนย์ในการพัฒนา human resource  ดังกล่าว เช่น ต้องมี software park ในการสร้าง human resource หรืออาจจะต้องมี marketing ในการรับงานเข้ามาพัฒนา หรือถ้าตั้งว่าอนาคตประเทศไทยจะเป็นศูนย์กลางในการพัฒนา software embedded system ถามว่า mission คืออะไร เช่น การสร้างศูนย์พัฒนาบุคลากร พัฒนาโปรแกรมเมอร์ การสร้าง marketing organization

จะเห็นว่ามัน Interchange กัน ขึ้นอยู่กับว่าเรากำหนดอะไรเป็นตัวตั้ง  โดยหลักๆคือต้องแยกให้ออก โดย mission จะหมายถึงพันธกิจ สิ่งที่จะต้องทำ ส่วน vision เป็นภาพที่จะทำให้เห็นว่าถ้าจะไปถึงตรงนั้นจะเป็นหน้าตายังไง

การวางแผน และความท้าทายในเรื่องการนำเสนอแผนการดำเนินงานนั้นไม่ใช่เรื่องง่าย ทุกคนที่อ่านดูแล้วอาจจะต้องทำความเข้าใจกับระบบ สารสนเทศ และธุรกิจ ให้ดีก่อนจะนำเสนอ เพราะการพิจารณาอย่างถี่ถ้วนแล้วจะได้แผนที่ครอบคลุมและมีประสิทธิภาพครับ

ติดตามตอนที่ 2 ต่อได้เร็วๆนี้